Die 10 häufigsten Steuerfehler von Freiberuflern – und wie Sie diese vermeiden

1. Fehlende steuerliche Registrierung als Freiberufler

Der vielleicht häufigste Fehler: Sie fangen als Freiberufler an zu arbeiten, wollen Rechnungen erstellen, aber haben sich noch gar nicht steuerlich mit Ihrer freiberuflichen Tätigkeit registrieren lassen.

Durch die fehlende steuerliche Registrierung wurde Ihnen vom Finanzamt keine Steuernummer für die freiberufliche Tätigkeit zugewiesen, weswegen Sie keine korrekten Rechnungen erstellen können.

Falls Sie trotzdem bereits Rechnungen gestellt haben, könnten diese durch die Verwendung einer falschen oder sogar gar keiner Steuernummer zu einem Irrtum im Geschäftsverkehr führen. Die Rechnungen müssen nachträglich korrigiert werden. Das kann je nach dem, wie viel Zeit von der Aufnahme der Tätigkeit als Freiberufler bis hin zur Entdeckung des Fehlers vergeht, viele Rechnungen betreffen und zu einem großen organisatorischen Verwaltungsmehraufwand führen.

Lassen Sie sich im besten Fall steuerlich registrieren, bevor Sie Ihre Tätigkeit aufnehmen.

2. Falsche Qualifizierung: Freiberuflich oder gewerblich?

Einer der häufigsten und gleichzeitig teuersten Steuerfehler ist die falsche Einstufung der eigenen Tätigkeit. Viele gehen davon aus, dass jede selbständige Tätigkeit automatisch freiberuflich ist – das stimmt jedoch nicht. Die Abgrenzung zwischen Freiberufler und Gewerbetreibenden ist oft komplex, aber für Ihre steuerliche Behandlung entscheidend.

Wer sich irrt und versehentlich als Freiberufler startet, obwohl er ein Gewerbe hätte anmelden müssen, riskiert:

• eine rückwirkende Gewerbeanmeldung
• Gewerbesteuernachzahlungen
• Ärger mit dem Finanzamt
• Korrekturen sämtlicher Rechnungen und Steuererklärungen

Damit Ihnen das nicht passiert, hilft eine klare Einordnung.

Was zählt als freiberufliche Tätigkeit?

Freiberufler üben in der Regel wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeiten aus – häufig mit einer besonderen fachlichen Qualifikation oder Ausbildung.

Typische Beispiele:

• Journalisten
• Designer
• Architekten
• Heilpraktiker
• Psychotherapeuten
• Dozenten, Lehrer, Coaches
• Fotografen mit künstlerischem Schwerpunkt

Freiberufler müssen kein Gewerbe anmelden und zahlen keine Gewerbesteuer.

Was gilt als gewerbliche Tätigkeit?

Als gewerblich gelten alle selbstständigen Tätigkeiten, die nicht klar den freien Berufen zuzuordnen sind – insbesondere:

• Handel & E-Commerce
• Handwerk und Produktion
• Gastronomie
• Dienstleistungen (z. B. Reinigungsservice, Agenturen, Marketingdienstleister)
• digitale Services ohne künstlerische oder wissenschaftliche Qualifikation

Gewerbetreibende müssen:

• ein Gewerbe anmelden
• Gewerbesteuer zahlen
• eventuell eine andere steuerliche Buchführungspflicht erfüllen

Achtung: Mischtätigkeit möglich

Viele Selbstständige sind teilweise freiberuflich und teilweise gewerblich tätig. In diesem Fall ist eine getrennte steuerliche Betrachtung notwendig – was ohne professionelle Hilfe kaum sauber gelingt.

Tipp: Wenn Sie unsicher sind, wie Ihre Tätigkeit einzuordnen ist, sollten Sie unbedingt einen Steuerberater hinzuziehen. Eine falsche Qualifizierung kann schnell teuer werden.

3. Fehler bei der Umsatzsteuer

Das Thema Umsatzsteuer hält gleich mehrere Fallen bereit, in die Sie nicht hineintappen sollten. Fehlerhafter Umsatzsteuerausweis, nicht ordnungsgemäße Rechnungsstellung, Vorsteuerabzug, fehlende Beantragung einer Umsatzsteueridentifikationsnummer und Steuerbefreiungen – all das sind Themen, die Sie als Freiberufler im Blick halten sollten.

Sie unterliegen der Regelbesteuerung und sind sich nicht sicher, ob Sie 7% oder 19% ausweisen müssen? In den meisten Fällen sind 19% USt zutreffend, denn das ist der Regelfall.

7% USt wären aber z.B. denkbar, wenn Sie kurzfristig vermieten, anderen Personen Urheberrechte einräumen (z.B. dem Verlag oder Produzenten ein Nutzungs- bzw. Verwertungsrecht) oder bestimmte Leistungen eines Zahntechnikers.

Sobald Sie als Freiberufler Umsatzsteuer vereinnahmen unterliegen Sie in der Regel der Verpflichtung zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen. Grundsätzlich ist die Voranmeldung vierteljährlich einzureichen. Die quartalmäßige Einreichung gilt insbesondere für Neugründungsfälle. Übersteigt die Umsatzsteuer den Betrag von 9.000€, ist jedoch monatlich eine sogenannte Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt zu übermitteln.

Tipp: Eine USt-ID brauchen Sie nur, wenn Sie Geschäfte im Ausland machen (sowohl als Einkäufer und Verkäufer). Da dies jedoch schneller notwendig wird als man denkt empfehlen wir grundsätzlich diese immer schon im Rahmen der steuerlichen Registrierung mit zu beantragen, da eine spätere Beantragung aufwendiger sein kann.

Vorsicht ist auch bei Steuerbefreiungen geboten. Unterliegen Sie einer Steuerbefreiung beispielsweise, weil Sie einen Heilberuf ausüben und weisen trotzdem Umsatzsteuer aus, müssen Sie diese auch abführen. Auch der Vorsteuerabzug wird bei Vorliegen einer Steuerbefreiung versagt.

4. Kleinunternehmerregelung falsch angewendet

In der Regel sind Sie zunächst Kleinunternehmer. Daraus folgt, dass Sie weder Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen ausweisen müssen, noch die Vorsteuer ziehen können. Das gilt insbesondere für neu gegründete Unternehmen, denn diese werden automatisch von Beginn an als Kleinunternehmer eingestuft.

Überschreiten Kleinunternehmer allerdings die vorgegebenen Umsatzgrenzen, entfällt die Steuerbefreiung für diese und Ihre Umsätze unterliegen der Regelbesteuerung. Übersteigt Ihr Umsatz im Vorjahr die Grenze von 25.000€, unterliegen Sie im folgenden Jahr zwingend der Regelbesteuerung und sind kein Kleinunternehmer mehr. Beachten Sie jedoch, dass dieser Wechsel nicht zwingend zum Jahreswechsel erfolgt, sondern auch unterjährig in Betracht kommt, wenn Ihr Umsatz höher als 100.000€ ist. Der Umsatz ist also laufend im Blick zu haben.

Für den Fall der Neugründung kann mangels Vorjahres nicht auf den Vorjahresumsatz abgestellt werden – hier ist die Grenze von 25.000€ im Gründungsjahr maßgeblich. Wird diese überschritten, erfolgt der Wechsel zur Regelbesteuerung noch im Gründungsjahr.

In bestimmten Fällen ist es auch ratsam, zur Regelbesteuerung zu optieren, auch wenn eigentlich die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer in Anspruch genommen werden könnte. Dies ist beispielsweise abhängig von der Höhe der Ausgaben und ausländischen Kundenbeziehungen, sollte jedoch im Einzelfall mithilfe eines Steuerberaters erörtert werden.

Aber Achtung: Hierfür müssen Sie sich aktiv entscheiden. Einfach Umsatzsteuer in deinen Rechnungen auszuweisen erfüllt die Erklärungspflicht gegenüber dem Finanzamt in der Regel nicht.

5. Einkommensteuervorauszahlungen falsch eingeschätzt

Dass die Steuern erst einmalig mit Abgabe der Einkommensteuererklärung fällig werden, ist ein Irrtum. Da das Finanzamt nicht wie bei einem Angestellten monatlich Lohnsteuer erhält und nicht bis zur Abgabe der Steuererklärung auf das Geld warten möchte, werden für Freiberufler Einkommensteuervorauszahlungen festgesetzt, die vierteljährlich geleistet werden müssen.

Die Höhe der Vorauszahlungen orientieren sich meist am Einkommen des Vorjahres, können aber auch unterjährig angepasst werden. Um Verspätungs- und Säumniszuschläge zu vermeiden, halten Sie immer ausreichend Liquidität zur Begleichung der Steuer bereit.

Sie verdienen sehr viel mehr als im Vorjahr? Teilen Sie das dem Finanzamt mit, ansonsten erwartet Sie schnell eine hohe Nachzahlung nach Abgabe der Steuererklärung.

6. Keine oder fehlerhafte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Als Freiberufler müssen Sie in der Regel keine Bilanz erstellen – hier reicht die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) aus. Die häufigsten Fehler dabei: Einnahmen und Ausgaben werden unvollständig oder falsch verbucht und Belege fehlen komplett.

Um Rückfragen des Finanzamts zu vermeiden, beachte folgendes:

• Trennen Sie Einnahmen und Ausgaben sauber
• Speichern Sie alle Belege systematisch und sicher ab (sowohl Einnahmen als auch Ausgaben)
• Berücksichtigen Sie die Einnahmen und Ausgaben im richtigen Jahr – bei der Einnahmenüberschussrechnung ist in der Regel der Zahlungseingang bzw. -ausgang maßgeblich mit einigen wenigen Ausnahmen und nicht das Rechnungsdatum (Zufluss-Abfluss-Prinzip)
• Buchen Sie die Bruttobeträge als Einnahme und berücksichtigen Sie die Umsatzsteuer 
• Berücksichtigen Sie die Betriebsausgaben vollständig (s. 7.)

7. Betriebsausgaben unvollständig berücksichtigt

Viele Freiberufler verschenken bares Geld, indem Sie Betriebsausgaben falsch oder unvollständig erfassen. DViele Freiberufler verschenken bares Geld, indem Sie Betriebsausgaben falsch oder unvollständig erfassen. Den meisten Menschen kommen nur die klassischen Ausgaben, wie der Laptop, Software, Telefon- und Bewirtschaftungskosten in den Sinn. Sie denken nicht an:

• Home Office
• Kosten für Weiterbildung
• Reisekosten und Verpflegungsmehraufwandspauschalen
• Beratungskosten (Steuer-, IT-, Rechts- oder Unternehmensberatung)
• Personalkosten
• Kosten rund um Werbung und Außendarstellung
• Versicherungsbeiträge (z.B. Berufshaftpflicht)
• Kontogebühren
• Bewirtungskosten
• Und vieles mehr – im Grundsatz gilt: Soweit die Ausgaben durch den Betrieb veranlasst sind, dürfen Sie berücksichtigt werden.

Wer hier nicht aufpasst, zahlt schnell mehr als er müsste.

8. Kein separates Geschäftskonto genutzt

Ein Geschäftskonto ist bislang keine Pflicht, vereinfacht aber den organisatorischen Aufwand der Buchhaltung (Digitalisierung & Automatisierung) und spart Ihnen somit Zeit und Nerven.

Lassen Sie hingegen alles über ein Konto laufen, kann die Abgrenzung zwischen Privat und Betrieb schnell zum Chaos werden. Zudem schaut auch das Finanzamt bei solch einem Konto gern mal genauer hin, da nun Ihr Privatkonto sozusagen das Geschäftskonto geworden ist und daher alle Transaktionen auf dem Prüfstand stehen.

9. Krankenversicherung & Altersvorsorge nicht angesetzt

Beiträge zur (privaten) Krankenversicherung und Altersvorsorge sind zwar keine Betriebsausgaben, die in der EÜR erfasst werden können, sollten aber trotzdem in der Einkommensteuererklärung als Sonderausgabe angesetzt werden.

Da dies in der Regel erhebliche Beträge sind, die im Ergebnis die Steuerlast mindern, kann der fehlende Ansatz fatale Folgen haben und zu einer Steuermehrbelastung führen.

10. Steuerberater zu spät eingeschaltet

Prokrastination – wer kennt es nicht? Aber ist einmal zu viel Zeit vergangen, wird es teuer. Zudem können nicht alle Fehler durch den Steuerberater wieder gerade gebogen werden. Ein erheblicher Vorteil bei Beratung durch einen Steuerberater besteht aber: Verlängerung der Fristen zur Abgabe der Steuererklärungen. Genau gesagt verlängert sich die Frist in der Regel um 7 Monate und für 2024 sogar um 9 Monate im Vergleich zur Einreichung der Steuererklärung ohne Steuerberater.

Fazit: Steuerfehler vermeiden und steuerlich sicher starten

Steuerfehler gehören zu den häufigsten Ursachen für unnötige Nachzahlungen, Stress mit dem Finanzamt und organisatorischen Aufwand. Gerade Freiberufler stehen vor besonderen steuerlichen Anforderungen – von der Umsatzsteuer über die EÜR bis hin zur richtigen Qualifizierung der eigenen Tätigkeit.

Wenn Sie steuerlich auf der sicheren Seite stehen und teure Fehler von Anfang an vermeiden möchten, ist professionelle Unterstützung der effektivste Weg.

Beck Steuerberatung begleitet Freiberufler von der Gründung bis zur laufenden Steueroptimierung – digital, persönlich und individuell auf Ihre Tätigkeit abgestimmt.
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