Kleinunternehmerregelung 2026: Wann lohnt sie sich in Berlin?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine der meistgenutzten steuerlichen Vereinfachungen für Gründer, Freiberufler und kleine Unternehmen. Zum 1. Januar 2025 wurde sie grundlegend reformiert: Die Umsatzgrenzen liegen jetzt bei 25.000 und 100.000 Euro, das laufende Jahr funktioniert nach einem völlig anderen System als früher, und erstmals lässt sich die Regelung EU-weit nutzen. Beck Steuerberatung Berlin erklärt dir in diesem Beitrag, was heute gilt, worin genau der Systemwechsel besteht, für wen sich die Regelung lohnt und wann die Regelbesteuerung die bessere Wahl ist.

Stand: August 2026. Zuletzt geprüft: August 2026. Rechtslage nach der Reform der Kleinunternehmerregelung zum 01.01.2025.

1. Was die Kleinunternehmerregelung bedeutet

Kurz gesagt: Du stellst keine Umsatzsteuer in Rechnung und führst keine ab. Im Gegenzug kannst du auch keine Vorsteuer aus deinen Einkäufen zurückholen.

Die drei praktischen Folgen

• Du schreibst Rechnungen ohne Steuerausweis, dafür mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung.
• Du gibst keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab.
• Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung entfällt grundsätzlich ebenfalls, weil § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG die Erklärungspflichten nach § 18 Abs. 1 bis 4 UStG ausdrücklich ausschließt.

Echte Steuerbefreiung seit 2025

Ein Punkt hat sich mit der Reform grundlegend geändert, auch wenn er nach Juristendeutsch klingt. Nach § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG ist ein von einem im Inland ansässigen Unternehmer bewirkter Umsatz steuerfrei, wenn die beiden Grenzen eingehalten werden. Vorher wurde die Umsatzsteuer lediglich nicht erhoben.

Daraus folgen mehrere praktische Konsequenzen, unter anderem der Wegfall der Erklärungspflichten, die Nettobetrachtung bei den Umsatzgrenzen und eine geänderte Rechtsfolge bei versehentlichem Steuerausweis. Die Regelung ist freiwillig, du kannst auf sie verzichten und zur Regelbesteuerung optieren.

2. Das hat sich zum 1. Januar 2025 geändert

Kurz gesagt: Die Grenzen wurden angehoben, und das System dahinter wurde ausgetauscht. Wer nur die neuen Zahlen kennt, aber nicht die neue Mechanik, kann trotzdem in eine Falle laufen.

Merkmal	bis 2024	seit 2025
Grenze Vorjahr	22.000 Euro brutto	25.000 Euro netto
Grenze laufendes Jahr	50.000 Euro als Prognose	100.000 Euro als harte Grenze
Rechtscharakter der Umsätze	Steuer wird nicht erhoben	echt steuerfrei
Umsatzsteuer-Jahreserklärung	erforderlich	entfällt grundsätzlich
Nutzung im EU-Ausland	nicht möglich	über das Meldeverfahren möglich
Rechnungsangaben	allgemeine Regeln	eigene Vorschrift in § 34a UStDV

Beide Umsatzgrenzen müssen gleichzeitig erfüllt sein. Lag dein Umsatz im Vorjahr über 25.000 Euro, bist du im laufenden Jahr regelbesteuert, selbst wenn du weit unter 100.000 Euro bleibst.

Warum die Werte jetzt netto sind

Vor der Reform war die 22.000-Euro-Grenze ein Bruttowert, in den eine fiktive Umsatzsteuer eingerechnet wurde. Weil die Umsätze jetzt echt steuerfrei sind, gibt es nichts mehr hineinzurechnen: Was du vereinnahmst, ist dein Umsatz.

3. Der Systemwechsel beim laufenden Jahr

Kurz gesagt: Die 100.000-Euro-Grenze ist keine Prognose mehr, sondern eine harte Echtzeit-Grenze.

Wie es früher war

Das alte System war gutmütig. Hattest du zu Jahresbeginn nach bestem Wissen geschätzt, unter 50.000 Euro zu bleiben, und lief das Jahr besser als erwartet, blieb dein Kleinunternehmerstatus für das gesamte Jahr erhalten. Der Wechsel kam erst zum 1. Januar des Folgejahres.

Wie es heute ist

Dieses Prognose-Prinzip existiert nicht mehr. Heute zählt nicht, was du erwartet hast, sondern was tatsächlich geflossen ist. Wird die Marke von 100.000 Euro im Laufe des Jahres überschritten, endet die Steuerbefreiung genau in diesem Moment. Nicht zum Monatsende, nicht zum Jahresende. Und noch präziser: Der Umsatz, mit dessen Vereinnahmung du die Grenze reißt, ist bereits in voller Höhe umsatzsteuerpflichtig. Alle Umsätze davor bleiben steuerfrei, alle danach sind steuerpflichtig.

Ein vereinfachtes Beispiel zur Veranschaulichung, die Werte sind frei gewählt: Du hast im laufenden Jahr 96.000 Euro vereinnahmt. Jetzt zahlt ein Kunde ein Projekt über 12.000 Euro. Mit diesem Zahlungseingang überschreitest du die Grenze, dieser Umsatz ist damit vollständig steuerpflichtig, ebenso jeder weitere des Jahres. Die 96.000 Euro davor bleiben unangetastet. Im Einzelfall kann die Beurteilung abweichen, etwa bei Anzahlungen oder Dauerleistungen.

Wer sich der Marke nähert, braucht ein laufendes Umsatz-Monitoring und muss vor größeren Aufträgen wissen, wo der Jahreszähler steht. Was beim Überschreiten konkret zu tun ist, erklären wir im Beitrag Kleinunternehmergrenze überschritten.

4. Sonderfall Gründungsjahr

Kurz gesagt: Im ersten Jahr gilt allein die 25.000-Euro-Grenze. Die 100.000 spielen keine Rolle.

Der Grund ist simpel: Im Gründungsjahr gibt es keinen Vorjahresumsatz, an dem sich etwas messen ließe. Deshalb ist nach Auffassung der Finanzverwaltung ausschließlich die Grenze von 25.000 Euro maßgeblich, und sie funktioniert nach derselben Sofort-Logik wie die 100.000er. Wer im ersten Jahr mehr vereinnahmt, verliert den Status ab genau diesem Umsatz.

Zwei Punkte, die oft übersehen werden

• Die 25.000 Euro werden nicht anteilig gekürzt. Auch wer erst im Oktober startet, hat die volle Grenze zur Verfügung.
• Seit 2025 starten Neugründer automatisch als Kleinunternehmer. Die frühere Umsatzprognose im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist an dieser Stelle entfallen.

Für Gründer mit starkem Start heißt das trotzdem: durchrechnen, bevor es losgeht. Wer absehbar über 25.000 Euro landet, fährt mit der Regelbesteuerung von Anfang an oft besser, als mitten im Jahr umstellen zu müssen.

5. Was zum Gesamtumsatz zählt

Kurz gesagt: Alles, was aus deiner unternehmerischen Tätigkeit tatsächlich auf dein Konto fließt.

Der Zahlungseingang entscheidet

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten. Es zählt der Zahlungseingang, nicht das Rechnungsdatum. Eine Rechnung, die du am 20. Dezember stellst und die am 8. Januar bezahlt wird, fällt in den Umsatz des neuen Jahres. Wer knapp unter einer Grenze liegt, kann das über Rechnungsstellung und Zahlungsziele bewusst steuern.

Was zählt und was nicht

• Mitgezählt werden alle steuerbaren Lieferungen und sonstigen Leistungen aus deiner unternehmerischen Tätigkeit, also Honorare, Warenverkäufe, Provisionen, Lizenzeinnahmen und Sachleistungen mit ihrem Marktwert.
• Nicht mitgezählt werden Hilfsgeschäfte wie der gelegentliche Verkauf von Anlagevermögen, etwa deines gebrauchten Firmenlaptops, sowie bestimmte steuerfreie Finanz- und Versicherungsumsätze.

Drei Punkte, die regelmäßig unterschätzt werden

Die Grenze gilt pro Unternehmer, nicht pro Tätigkeit. Wer einen Onlineshop betreibt und zusätzlich berät, rechnet beides zusammen. Bei einer GbR gilt die Grenze für die Gesellschaft als Ganzes, nicht pro Gesellschafter. Und der Gewinn spielt keine Rolle: Wer 26.000 Euro Umsatz bei 15.000 Euro Kosten macht, hat die Grenze überschritten, auch wenn am Ende nur 11.000 Euro Gewinn stehen.

6. Rechnungen richtig stellen

Kurz gesagt: Keine Umsatzsteuer, aber trotzdem alle Pflichtangaben. Seit 2025 gibt es dafür eine eigene Vorschrift.

Die Pflichtangaben nach § 34a UStDV

Für Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, gilt seit dem 1. Januar 2025 § 34a UStDV. Danach sind mindestens erforderlich:

Angabe	Hinweis
Name und Anschrift beider Beteiligter	jeweils vollständig
Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer	wird häufig irrtümlich weggelassen
Menge und Art der Leistung	handelsübliche Bezeichnung
Entgelt in einer Summe	ohne Steuersatz und ohne Steuerbetrag
Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer	zwingend, Formulierung siehe unten
bei Abrechnung durch den Kunden zusätzlich „Gutschrift“	nur in diesem Fall

Wie der Hinweis formuliert sein darf

Nach § 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV muss darauf hingewiesen werden, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Wie genau, sagt das Gesetz nicht. Die Finanzverwaltung hat das im Umsatzsteuer-Anwendungserlass geregelt: Nach Abschnitt 14.7a Abs. 1 Satz 4 UStAE, eingeführt durch das BMF-Schreiben vom 18. März 2025, ist eine Angabe in umgangssprachlicher Form ausreichend, wenn sie die Steuerfreiheit für Kleinunternehmer eindeutig bezeichnet. Als Beispiel nennt der Erlass ausdrücklich die Formulierung „steuerfreier Kleinunternehmer“.

Ebenfalls zulässig sind also Sätze wie „Umsatzsteuerfrei als Kleinunternehmer nach § 19 UStG“. Ein wörtliches Zitat aus dem Gesetz ist nicht erforderlich.

Was auf keinen Fall auf die Rechnung gehört

Ein Steuersatz oder ein Steuerbetrag, auch nicht als Vermerk über null Prozent. Weist ein Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldet er sie. Seit 2025 gilt dabei eine geänderte Rechtsfolge: Weil seine Umsätze steuerfrei sind, greifen die Grundsätze des unrichtigen Steuerausweises nach § 14c Abs. 1 UStG, nicht mehr der zuvor einschlägige unberechtigte Steuerausweis. Eine Berichtigung ist damit einfacher möglich, unangenehm bleibt es trotzdem.

Kleinbetragsrechnungen und E-Rechnung

Kleinbetragsrechnungen darfst du weiterhin ausstellen, auch dort muss der Hinweis auf die Steuerbefreiung stehen. Und bei der E-Rechnung gilt eine wichtige Unterscheidung: Zur Ausstellung im strukturierten Format bist du nicht verpflichtet, deine Rechnungen dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, etwa als PDF. Empfangen, lesen und revisionssicher archivieren musst du E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 auch als Kleinunternehmer.

7. Die EU-Kleinunternehmerregelung

Kurz gesagt: Seit 2025 kannst du die Steuerbefreiung erstmals auch in anderen EU-Ländern nutzen, ohne dich dort registrieren zu müssen.

Das ist die substanziellste Neuerung der Reform. Vorher galt die Kleinunternehmerregelung strikt national. Geregelt ist das Verfahren in § 19a UStG, eingefügt durch das Jahressteuergesetz 2024 zur Umsetzung der Richtlinie 2020/285.

Die Voraussetzungen

• Dein Jahresumsatz im Gemeinschaftsgebiet darf im vorangegangenen Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Kalenderjahr nicht überschreiten.
• Du musst die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung des Mitgliedstaates erfüllen, der die Befreiung gewährt. Die nationalen Grenzen sind von Land zu Land verschieden und teils deutlich niedriger als in Deutschland.
• Du darfst nicht bereits in einem anderen Mitgliedstaat zur Anwendung der Steuerbefreiung registriert sein.

Der Ablauf

Du beantragst die Teilnahme am besonderen Meldeverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern und wählst dabei aus, in welchen Mitgliedstaaten du die Regelung nutzen möchtest. Das Bundeszentralamt erteilt dir eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Anschließend gibst du für jedes Kalendervierteljahr eine Umsatzmeldung ab, aufgeschlüsselt nach Mitgliedstaaten. Wird die Grenze von 100.000 Euro überschritten, ist das dem Bundeszentralamt kurzfristig anzuzeigen.

Interessant ist die Regelung vor allem für Freiberufler und kleine Anbieter mit regelmäßigen Umsätzen im EU-Ausland. Wer nur gelegentlich über die Grenze verkauft, fährt mit dem bisherigen Weg meist einfacher. Für Online-Händler gelten daneben eigene Regeln, die wir auf der Seite zur Steuerberatung für Unternehmen einordnen.

8. Lohnt sich die Regelung für dich?

Kurz gesagt: Bei Privatkunden fast immer, bei Geschäftskunden fast nie.

Der Grund liegt darin, wer die Umsatzsteuer wirtschaftlich trägt. Ein Geschäftskunde holt sie sich als Vorsteuer zurück, für ihn ist sie ein Durchlaufposten. Ein Privatkunde zahlt sie aus eigener Tasche.

Ein vereinfachtes Beispiel zur Veranschaulichung, die Werte sind frei gewählt: Du erzielst 18.000 Euro Umsatz und hast 3.000 Euro Betriebsausgaben, in denen 19 Prozent Umsatzsteuer stecken.

Position	Als Kleinunternehmer	Als Regelbesteuerer
Einnahmen vom Kunden	18.000 Euro	18.000 Euro brutto
davon Umsatzsteuer abzuführen	keine	rund 2.874 Euro
Vorsteuer aus Ausgaben	nicht abziehbar	rund 479 Euro erstattet
Betriebsausgaben effektiv	3.000 Euro	rund 2.521 Euro
Es bleibt	15.000 Euro	rund 12.605 Euro

Der Unterschied von etwa 2.400 Euro ist der eigentliche Vorteil der Regelung im Privatkundengeschäft. Bei Geschäftskunden dreht sich das Bild: Dort kannst du die Umsatzsteuer auf den Nettopreis aufschlagen, ohne dass es deine Kunden etwas kostet. Übrig bleibt für dich nur der Vorteil des eigenen Vorsteuerabzugs, hier also rund 479 Euro zugunsten der Regelbesteuerung. Im Einzelfall können die Ergebnisse erheblich abweichen.

Die Kurzfassung

• Die Kleinunternehmerregelung passt bei überwiegend Privatkunden, geringen vorsteuerbelasteten Kosten und in einer Gründungsphase ohne größere Anschaffungen.
• Die Regelbesteuerung passt bei überwiegend Geschäftskunden, hohen Investitionen, im Handel mit nennenswertem Wareneinkauf und bei absehbarem Wachstum über die Grenzen.

9. Verzicht, Widerruf und Rückkehr

Hier lohnt eine saubere Unterscheidung, weil drei ganz verschiedene Vorgänge oft verwechselt werden.

Der freiwillige Verzicht

Du kannst dich bewusst gegen die Regelung entscheiden und zur Regelbesteuerung optieren, etwa um Vorsteuer zu ziehen. Nach § 19 Abs. 3 Satz 1 UStG kannst du bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres gegenüber dem Finanzamt unwiderruflich erklären, dass du auf die Anwendung des § 19 Abs. 1 UStG verzichtest. Für das Jahr 2026 läuft die Frist also bis Ende Februar 2028.

Der Verzicht wird nach Satz 2 von Beginn des Besteuerungszeitraums an wirksam, für den er gelten soll. Nach Satz 3 bindet er dich mindestens für fünf Kalenderjahre.

Der Widerruf des Verzichts

Hier wird oft falsch gelesen. Die Unwiderruflichkeit in Satz 1 bezieht sich auf die abgegebene Erklärung für den betreffenden Besteuerungszeitraum, du kannst sie also nicht nachträglich zurücknehmen. Davon zu unterscheiden ist der Widerruf für die Zukunft: Nach § 19 Abs. 3 Satz 4 UStG kannst du den Verzicht mit Wirkung von Beginn eines darauffolgenden Kalenderjahres an widerrufen, sobald die Fünfjahresbindung abgelaufen ist.

Das Herausfallen durch Überschreiten

Reißt du eine der Grenzen, wirst du automatisch regelbesteuert, ohne dass du etwas tust. Das ist kein Verzicht, und es gibt hier keine Bindungsfrist.

Die Rückkehr

Sinkt dein Gesamtumsatz wieder auf höchstens 25.000 Euro, erfüllst du im Folgejahr automatisch wieder die Voraussetzungen. Ein Antrag ist dafür nicht nötig, die Steuerbefreiung ergibt sich aus dem Gesetz. Die Fünfjahresbindung greift nur nach einem freiwilligen Verzicht.

10. Vorsteuer und Berichtigung beim Wechsel

Kurz gesagt: Als Kleinunternehmer kannst du keine Vorsteuer ziehen. Beim Wechsel in beide Richtungen kann eine Korrektur für zurückliegende Anschaffungen anfallen, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen.

Warum der Vorsteuerabzug ausgeschlossen ist

Der Ausschluss steht nicht in § 19 UStG, sondern ergibt sich aus dem Zusammenspiel zweier Vorschriften. § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG stellt deine Umsätze steuerfrei. Nach § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG ist die Vorsteuer für Eingangsleistungen ausgeschlossen, die der Unternehmer zur Ausführung steuerfreier Umsätze verwendet. Und weil die Befreiung nach § 19 Abs. 1 UStG nicht zu den in § 15 Abs. 3 UStG aufgeführten Ausnahmen gehört, die den Vorsteuerabzug erhalten, bleibt es beim Ausschluss.

Die Berichtigung beim Wechsel

Wechselst du zur Regelbesteuerung, kannst du unter Umständen nachträglich einen Teil der Vorsteuer aus früheren Anschaffungen geltend machen. Beim Weg zurück in die Kleinunternehmerregelung kann dieselbe Vorschrift in die andere Richtung wirken und eine Rückzahlung auslösen. Grundlage ist § 15a UStG mit einem Berichtigungszeitraum von fünf Jahren, bei Grundstücken und Gebäuden von zehn Jahren.

Wann die Berichtigung entfällt

In vielen Fällen passiert gar nichts, weil § 44 UStDV Vereinfachungen vorsieht. Maßgeblich ist dabei jeweils das einzelne Wirtschaftsgut.

Regelung	Folge
§ 44 Abs. 1 UStDV: Vorsteuer auf die Anschaffungs- oder Herstellungskosten übersteigt 1.000 Euro nicht	Berichtigung entfällt vollständig, unabhängig vom Umfang der Nutzungsänderung
§ 44 Abs. 2 UStDV: Verhältnisse haben sich um weniger als zehn Prozentpunkte geändert	Berichtigung entfällt für dieses Kalenderjahr, es sei denn, der Betrag übersteigt 1.000 Euro
§ 44 Abs. 3 UStDV: Berichtigungsbetrag übersteigt 6.000 Euro nicht	Berichtigung erst in der Jahreserklärung statt in den Voranmeldungen, also nur eine zeitliche Erleichterung

Praktisch heißt das: Für den Laptop, das Smartphone und die meisten Büromöbel wird nie eine Berichtigung fällig, weil die Vorsteuer darauf unter 1.000 Euro liegt. Relevant wird die Vorschrift bei größeren Anschaffungen wie Fahrzeugen, Maschinen oder Immobilien. Rechne das durch, bevor du wechselst.

11. Kleinunternehmer in Berlin

Berlin hat eine der höchsten Selbstständigenquoten Deutschlands. Gründerinnen, Freelancer, Creator und nebenberuflich Selbstständige nutzen die Kleinunternehmerregelung hier überdurchschnittlich häufig.

Für die Zuständigkeit gilt: Maßgeblich ist in aller Regel dein Wohnsitz, nicht der Betriebssitz. Berlin hat 17 Regionalfinanzämter, die nach Bezirken und Ortsteilen zuständig sind, dazu mehrere Ämter mit Sonderzuständigkeiten. Die Anmeldung läuft über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in ELSTER.

Ein Berliner Muster, das wir besonders oft sehen: Einnahmen aus mehreren Quellen gleichzeitig. Klientenarbeit, Plattformerlöse, Lizenzen, Produktverkäufe. Weil die Grenze pro Unternehmer und nicht pro Tätigkeit gilt, wird sie hier am häufigsten unbemerkt überschritten. Wer als Fotograf 15.000 Euro Honorare und zusätzlich 12.000 Euro Stockfoto-Lizenzen vereinnahmt, liegt bereits über der Vorjahresgrenze, obwohl keine einzelne Quelle auffällig aussieht.

Weiterführend findest du unseren Ratgeber Steuern sparen als Freiberufler sowie unsere Leistungsseite zur Steuerberatung für Kleinunternehmer.

Beck Steuerberatung in Berlin-Kreuzberg

Unsere Kanzlei befindet sich in der Muskauer Str. 12, 10997 Berlin-Kreuzberg, zentral gelegen und gut erreichbar. Wir betreuen Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer aus allen Berliner Bezirken. Terminvereinbarung unter 030 24047850 oder über unser Kontaktformular, Beratung auch vollständig digital per Video-Call.

Du bist unsicher, ob die Kleinunternehmerregelung für dich passt, oder stehst kurz vor einer der Grenzen? Vereinbare dein kostenloses Erstgespräch mit Beck Steuerberatung Berlin, telefonisch unter 030 24047850 oder über unser Kontaktformular.

12. Häufige Fragen zur Kleinunternehmerregelung

Welche Umsatzgrenzen gelten 2026 für die Kleinunternehmerregelung?

25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr, beide netto und beide gleichzeitig einzuhalten. Bis einschließlich 2024 lagen die Werte bei 22.000 und 50.000 Euro. Die Anhebung erfolgte zum 1. Januar 2025 im Zuge der Reform.

Haben sich die Grenzen wirklich geändert?

Ja. Zum 1. Januar 2025 wurde die Vorjahresgrenze von 22.000 auf 25.000 Euro und die Grenze für das laufende Jahr von 50.000 auf 100.000 Euro angehoben. Zusätzlich wurde das System der zweiten Grenze ausgetauscht: An die Stelle einer Prognose zu Jahresbeginn ist eine harte Grenze getreten, die sofort wirkt.

Was passiert, wenn ich die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschreite?

Die Steuerbefreiung endet sofort. Der Umsatz, mit dessen Vereinnahmung die Grenze überschritten wird, ist bereits in voller Höhe umsatzsteuerpflichtig, ebenso jeder weitere Umsatz des Jahres. Alle Umsätze davor bleiben steuerfrei.

Sind die Grenzen brutto oder netto?

Netto. Seit der Reform sind Kleinunternehmer-Umsätze nach § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG echt steuerfrei, es wird keine fiktive Umsatzsteuer mehr eingerechnet. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten, also der Zahlungseingang und nicht das Rechnungsdatum. Der Gewinn spielt keine Rolle.

Welche Grenze gilt im Gründungsjahr?

Allein die Grenze von 25.000 Euro, weil kein Vorjahresumsatz existiert. Sie wird nicht anteilig gekürzt, auch bei unterjährigem Start. Seit 2025 starten Neugründer automatisch als Kleinunternehmer, eine Umsatzprognose ist dafür nicht mehr nötig.

Was gehört auf eine Kleinunternehmer-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt § 34a UStDV: Name und Anschrift beider Beteiligter, Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, Menge und Art der Leistung, das Entgelt in einer Summe sowie ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Ein Steuersatz oder Steuerbetrag darf nicht erscheinen, auch nicht als Null-Prozent-Vermerk.

Wie muss der Hinweis auf die Steuerbefreiung formuliert sein?

Das Gesetz verlangt in § 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV nur einen Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Nach Abschnitt 14.7a Abs. 1 Satz 4 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses, eingeführt durch das BMF-Schreiben vom 18. März 2025, ist eine Angabe in umgangssprachlicher Form ausreichend, wenn sie die Steuerfreiheit eindeutig bezeichnet. Der Erlass nennt als Beispiel ausdrücklich „steuerfreier Kleinunternehmer“. Ein wörtliches Gesetzeszitat ist nicht erforderlich.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer, auch Kleinunternehmer, E-Rechnungen empfangen, lesen und revisionssicher archivieren können. Zur Ausstellung eigener Rechnungen im strukturierten Format sind Kleinunternehmer dagegen nicht verpflichtet, ihre Rechnungen dürfen nach § 34a Satz 4 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden.

Kann ich die Kleinunternehmerregelung auch im EU-Ausland nutzen?

Ja, seit 2025 über das besondere Meldeverfahren nach § 19a UStG. Voraussetzung ist ein Jahresumsatz im Gemeinschaftsgebiet von höchstens 100.000 Euro im vorangegangenen und im laufenden Kalenderjahr, die Erfüllung der Voraussetzungen des jeweiligen Mitgliedstaates und dass keine Registrierung in einem anderen Mitgliedstaat besteht. Erforderlich sind eine Registrierung beim Bundeszentralamt für Steuern, eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer und eine quartalsweise Umsatzmeldung.

Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuererklärungen abgeben?

In der Regel nicht. § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG schließt die Erklärungspflichten nach § 18 Abs. 1 bis 4 UStG ausdrücklich aus, damit entfallen Voranmeldungen und Jahreserklärung. Im Jahr eines Wechsels in die Regelbesteuerung ist wieder eine abzugeben.

Bis wann kann ich auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und wie komme ich wieder heraus?

Nach § 19 Abs. 3 Satz 1 UStG bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres. Die Erklärung ist für diesen Zeitraum unwiderruflich, der Verzicht wirkt ab Beginn des Besteuerungszeitraums und bindet mindestens fünf Kalenderjahre. Danach kannst du den Verzicht nach Satz 4 mit Wirkung von Beginn eines darauffolgenden Kalenderjahres an widerrufen.

Warum kann ich als Kleinunternehmer keine Vorsteuer ziehen?

Weil deine Umsätze nach § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG steuerfrei sind und § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG den Vorsteuerabzug für Eingangsleistungen ausschließt, die zur Ausführung steuerfreier Umsätze verwendet werden. Die Befreiung nach § 19 UStG gehört nicht zu den in § 15 Abs. 3 UStG genannten Ausnahmen, die den Abzug ausnahmsweise erhalten.

Wann entfällt eine Vorsteuerberichtigung beim Wechsel?

Nach § 44 Abs. 1 UStDV vollständig, wenn die auf die Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Wirtschaftsguts entfallende Vorsteuer 1.000 Euro nicht übersteigt, und zwar unabhängig vom Umfang der Nutzungsänderung. Nach § 44 Abs. 2 UStDV für ein Kalenderjahr, wenn sich die Verhältnisse um weniger als zehn Prozentpunkte geändert haben, es sei denn, der Berichtigungsbetrag übersteigt 1.000 Euro. Bis 6.000 Euro Berichtigungsbetrag ist die Korrektur nach § 44 Abs. 3 UStDV erst in der Jahreserklärung vorzunehmen. Maßgeblich ist jeweils das einzelne Wirtschaftsgut.

Wie kehre ich zur Kleinunternehmerregelung zurück?

Sinkt dein Gesamtumsatz wieder auf höchstens 25.000 Euro, greift die Regelung im Folgejahr automatisch, ohne Antrag. Eine Bindung von mindestens fünf Kalenderjahren besteht nur, wenn du seinerzeit freiwillig auf die Regelung verzichtet hast. Prüfe vorher, ob die Rückkehr wirtschaftlich sinnvoll ist, denn mit ihr endet auch der Vorsteuerabzug.